7 grunde til, at proceshierarkier går galt
At bestræbe sig på at skabe et proceshierarki for din virksomhed er en prisværdig ambition. Det er et oplysende og givende forretningsprojekt. Det er et første skridt i at skinne et lys på, hvordan du opererer, hvor affald sker, og hvordan du kan forbedre dig. Men tricket er at få en rigtig, og alt for ofte kommer de ud af kurs og ender i en støvet grav.
Hvad er et proceshierarki igen?
Et proceshierarki viser visuelt alle de igangværende opgaver i din virksomhed. Tænk på en som værende lidt som en arkitektonisk plan for et hus. Bortset fra bjælker og bjælker viser et proceshierarki de processer, der holder din virksomhed oprejst.
De kan også ses som et supplement til dit organisationsdiagram. Organisationsdiagrammet viser, hvordan afdelinger og roller er relateret, mens proceshierarkiet viser, hvordan aktiviteter er relateret, og hvordan de leverer de resultater, der er nødvendige for at nå din virksomheds mål:
Hvordan hjælper de?
Ved at registrere dine processer giver du dine medarbejdere et fælles sprog og en klar forståelse af deres ansvar. De kortlægger de små ting, som hvordan en receptionist skal tage et telefonopkald, eller hvordan man sender en meddelelse om sen betaling til de meget store og vigtige ting som at ansætte en ny leder af en afdeling. De giver dig også mulighed for løbende at måle og gradvist forbedre de processer, der sker på tværs af din virksomhed, hvilket reducerer spild og øger effektiviteten. At have en er virkelig en no-brainer.
Undgå disse 7 grunde til, at proceshierarkier går galt, og du vil være på vej til at skabe et brugbart og relevant proceshierarki.
1: Det går ikke længere
Hvis dit proceshierarki ikke er det første trin i en længere rejse, men det eneste trin, vil det ikke tilføre værdi eller forblive opdateret. De skal ses i sammenhæng med en større rejse mod større viden og forbedring. De er ikke bare et smukt diagram at sætte på en væg for at se på, når du får vand fra drikkevandet.
2: Det er for højt niveau
Få den øverste ledelse ind i et rum for at kortlægge din værdikæde, alle dine processer fra start til slut. Det er en begyndelse. Men det er ikke nok at sige, at du har en “marketing og reklame” proces, der ejes af marketingafdelingsdirektøren. Du skal kortlægge alle de kritiske, horisontale processer og ejerne af dem. Uden dette er proceshierarkiet for vagt og tilbyder ikke den forståelse, du søger. Se vores syv ideer til at involvere topledere i kvalitetsstyringssystemer for mere.
3: Det er for lavt niveau
Det næste problem er det modsatte af det foregående; Når du opretter proceshierarkiet, fortaber du dig i detaljerne og mister de processer, der er kritiske for virksomheden, af syne. Især vigtigt i starten af opbygningen af dit proceshierarki skal du fokusere på de processer, der er direkte relateret til at tilføre værdi til din virksomhed og hjælpe den med at nå sit kerneformål.
4: Det er konsulent oprettet
Vi anerkender, at det er en stor opgave at skabe et proceshierarki, og at det føles naturligt at ville betale en specialkonsulent for at håndtere det for dig. Men alt for ofte, når virksomheder gør dette, skaber konsulenten, der ikke kender virksomheden, proceshierarkiet i sit eget billede ved hjælp af deres sprog frem for virksomhederne. Dette resulterer i, at medarbejderne kæmper for at oprette forbindelse til proceshierarkiet.
Start gratis prøve
Tilmeld dig en 30-dages prøveperiode.
Der kræves intet kreditkort.
5: Brug af dårlige navne
Vi taler ikke om at råbe skældsord efter dine kolleger her. Selvom det bestemt ikke hjælper! Vi taler om, hvornår de navne, der vælges til processerne, er vanskelige for medarbejderne at forholde sig til i deres daglige arbejde. Navnene på processerne skal nøje afspejle det daglige arbejde, som medarbejderne forstår det. Du kan finde flere oplysninger om procesnavngivning nedenfor.
Tips til din navngivningskonvention
Vi anbefaler bydende udtryk, undgå teamnavne og at være så præcise som muligt. Fremadrettet skal du overveje procesnavne og output, der skal administreres centralt for at undgå dobbeltarbejde og opretholde konsistens.
6: Det er svært at få adgang til
Det er et kort og brutalt liv for ethvert proceshierarki, der forbliver i ét rum. Eller hvis den styres på en arbejdsstation af en eller to personer. For at de skal have mening i virksomheden, skal de på et tidspunkt deles med og samarbejdes om. Dette sikrer, at indholdet af proceshierarkiet afspejler virkeligheden snarere end blot begreberne i en lille gruppe.
7: Projektet styres ikke godt
En virksomhed, vi kendte til, fyrede projektlederen med ansvar for at opbygge virksomhedens proceshierarki. De gik derefter og satte en elev i spidsen for det i stedet. Vi vil ikke sige andet end resultatet ikke var ideelt. Vælg en person med en bred forståelse af virksomheden, der lige så nemt kan tale med den øverste ledelse og medarbejderne på gulvet.
Sæt ikke bare kryds i feltet
Opret et meningsfuldt proceshierarki, der afspejler virkeligheden. Dette engagerer medarbejderne og skinner lys over, hvordan du driver forretning, er en givende forretningspraksis. I sidste ende kan det forbedre din bundlinje og kundeoplevelse. Men at bygge en kræver oprigtighed og dedikation. Der er ingen genveje. At markere boksen ved at vælge stien med den mindste modstand vil ikke give dig de resultater, du søger. Du kan få mere at vide om emnet ved at læse vores vejledning til oprettelse af et forretningsproceshierarki.
Hvad er næste?
Når dit proceshierarki er på plads, skal du starte procestilknytning. For dette bør du tjekke vores enkle proceskortlægningsguide.
Start gratis prøve
Tilmeld dig en 30-dages prøveperiode.
Der kræves intet kreditkort.
Hyppigt stillede spørgsmål
Der er et par effektive strategier, som kan hjælpe virksomheder med at undgå almindelige faldgruber i proceshierarkier. For det første er strømlining af kommunikationen en sådan strategi. Ved at sikre, at informationen flyder effektivt gennem alle niveauer i hierarkiet, kan misforståelser holdes på afstand. En anden vigtig strategi er at give medarbejderne den rette uddannelse, så alle har en klar forståelse af deres roller og ansvarsområder. Derudover kan virksomheder også drage fordel af at implementere mere fleksible strukturer, der gør det lettere at tilpasse sig ændringer for at opfylde operationelle krav. Regelmæssig revision og opdatering af processerne kan også gøre det lettere for hierarkiet at fungere gnidningsløst.
Lad os tage en softwareudviklingsvirksomhed som eksempel. Uden et veldefineret proceshierarki kan medarbejdernes roller blive forvirrende og føre til manglende ansvarlighed. Hvis kvalitetssikringsteamet for eksempel ikke er klar over, hvornår de skal gå ind og gennemgå produktet, eller hvis udviklerne er usikre på, hvem de skal rapportere til, kan det føre til forsinkelser, software af dårlig kvalitet og utilfredse kunder. Disse problemer kan udløse en dominoeffekt, der fører til et generelt fald i forretningsresultaterne og muligvis skader virksomhedens omdømme på markedet.
Store virksomheder og sektorer med strukturer på flere niveauer som produktion, sundhedspleje og teknologi er mere modtagelige for problemer med proceshierarkier. Det skyldes deres komplekse drift, som kræver klare rolledefinitioner og strømlinede beslutningsprocesser for at sikre kvalitet og effektivitet.
